Fyra tips för framgångsrik rekrytering

Vägen till framgångsrik rekrytering

Att lyckas rekrytera rätt person till en svårtillsatt tjänst är en utmaning som kräver en genomtänkt och strukturerad process. Det är långt ifrån en slump om rätt kandidat dyker upp och passar perfekt för rollen. På TB-Group har vi med mer än 1000 framgångsrika rekryteringsuppdrag identifierat fyra  faktorer som ofta är avgörande för en lyckad headhuntingprocess:

• En tydlig kravspecifikation
• Identifiera rätt kandidater
• En strukturerad rekryteringsprocess
• Öppen och transparent kommunikation

Låt oss titta närmare på vad dessa faktorer innebär i praktiken och hur de kan användas för att säkerställa en lyckad rekrytering.

1. En tydlig kravspecifikation

Det första och kanske mest grundläggande steget i en framgångsrik headhuntingprocess är att ta fram en tydlig och skarp kravspecifikation. Det är här grunden läggs för hela rekryteringen. Men vad innebär det att skapa en bra kravprofil? Det handlar om att identifiera exakt vilka kompetenser och erfarenheter kandidaten måste ha för att klara av jobbet, samt vilka personliga egenskaper som krävs för att passa in i företagets kultur och team.

Att få fram dessa detaljer kräver ett nära samarbete med kunden. Som headhunters är det vår uppgift att verkligen förstå kundens behov och hjälpa dem att formulera det på ett sätt som gör att vi kan hitta rätt person. Det är inte ovanligt att kunden har en bild av vad de söker, men inte riktigt kan sätta fingret på alla detaljer.

Ett vanligt misstag som många gör i början av en rekryteringsprocess är att antingen ha för vaga krav eller att lista för många krav. En för bred kravprofil kan leda till att man söker efter kandidater som inte riktigt matchar vad kunden egentligen behöver, medan en överdetaljerad profil kan skrämma bort potentiella guldkorn. Balansen är avgörande – det gäller att hitta en kravspecifikation som är tillräckligt detaljerad för att peka ut rätt kandidater, men samtidigt flexibel nog att öppna upp för kandidater som kanske inte har exakt alla önskade kvalifikationer, men ändå kan tillföra stort värde till företaget. Kika gärna in på vår arbetsbeskrivningsmall som du kan ladda ner.

2. Identifiera rätt kandidater

När kravprofilen väl är på plats börjar det som kanske är den mest tidskrävande delen av processen: att hitta och identifiera rätt kandidater. Detta kräver research och ett gediget förarbete. För att verkligen kunna hitta de bästa kandidaterna måste man vara beredd att gå bortom de vanliga kanalerna och söka på djupet.

Många gånger räcker det inte att enbart förlita sig på annonser eller befintliga nätverk. Enligt Internetstiftelsens årliga undersökning så visade den 2024 att endast 3 av 10 tjänstemän använder LinkedIn minst en gång per vecka och bara 1 av 10 arbetare gör det. Det handlar därför om att aktivt söka upp kandidater och kanske hitta dem på platser där de själva inte har övervägt att byta jobb. Detta kräver en viss kreativitet och ihärdighet. Man behöver gräva djupt, vara nyfiken och ibland tänka utanför boxen för att hitta personer som inte är uppenbara kandidater på ytan, men som kan visa sig vara precis rätt för rollen.

En annan viktig del av förarbetet är att inte nöja sig med bara en eller två kandidater och sen hoppas på att det går i lås med någon av dessa. Det är viktigt att presentera ett välbalanserat urval av kandidater för kunden, så att de har möjlighet att jämföra och validera vem som passar bäst.

3. En strukturerad rekryteringsprocess

När vi som headhunters har presenterat kandidater för kunden börjar nästa fas – den interna processen hos kunden. Även om vårt jobb som headhunters kanske verkar vara att "bara" hitta kandidaterna, spelar vi en viktig roll även i kundens interna rekryteringsarbete. Det är nämligen kritiskt att ha en smidig och strukturerad intern rekryteringsprocess för att säkerställa att rätt beslut fattas och det i ett rimligt tidsspann.

Från det ögonblick vi presenterar en kandidat till kunden måste vi vara delaktiga i vad som händer därefter. Det är vårt ansvar att hålla kontakt med både kunden och kandidaten för att säkerställa att processen rör sig framåt och att ingen sida känner sig osäker. En bra rekryteringsprocess är aldrig statisk, utan kräver ständig kommunikation och uppföljning.

För att underlätta detta ställer vi alltid inledningsvis frågor till kunden om hur deras interna process ser ut. På så sätt kan vi vara proaktiva och stödjande under hela resan, oavsett om det gäller att koordinera intervjuer, ge feedback eller hantera eventuella hinder som kan uppstå längs vägen.

4. Öppen och transparent kommunikation

Slutligen är en av de allra viktigaste framgångsfaktorerna öppen och transparent kommunikation. Detta gäller både mellan oss som headhunters och kunden, men även gentemot kandidaterna. En headhuntingprocess är sällan linjär – ofta sker förändringar och justeringar längs vägen för det är just människor man jobbar med, vilket gör det ännu viktigare att ha en rak och tydlig dialog.

Ibland kan även kundens krav eller förväntningar förändras under processens gång. Kanske justeras kravprofilen baserat på ny information, eller så kan det dyka upp nya behov som inte var kända från början. Då är det viktigt att vi som headhunters snabbt fångar upp dessa förändringar och anpassar vår sökning därefter. Om vi inte har en rak kommunikation kan det leda till att vi fortsätter att leta efter kandidater som inte längre matchar det kunden faktiskt behöver, vilket i sin tur kan leda till onödiga missförstånd och fördröjningar.

Kommunikationen med kandidaterna är minst lika viktigt. Det är vårt ansvar att se till att kandidaterna alltid vet var de står i processen och att de känner sig trygga med vad som förväntas av dem. Kandidatupplevelsen är en viktig del av hela rekryteringsprocessen, och en bra upplevelse kan ha stor betydelse för både kandidaten och det rekryterande företagets rykte.

Sammanfattning

En lyckad headhuntingprocess bygger på flera viktiga faktorer: en tydlig kravprofil, djupgående research, en strukturerad intern rekryteringsprocess hos kunden och en rak kommunikation under hela resan. Dessa element fungerar som grundbultarna i vår metod och hjälper oss att leverera rätt kandidater, även för de mest svårfyllda rollerna.