Fire tips for vellykket rekruttering

Veien til vellykket rekruttering

Å lykkes med å rekruttere den rette personen til en vanskelig besatt stilling er en utfordring som krever en gjennomtenkt og strukturert prosess. Det er langt fra tilfeldig at den rette kandidaten dukker opp og passer perfekt til rollen. Hos TB-Group har vi, med mer enn 1000 vellykkede rekrutteringsoppdrag, identifisert fire faktorer som ofte er avgjørende for en vellykket headhuntingprosess:

• En tydelig kravspesifikasjon
• Identifisere riktige kandidater
• En strukturert rekrutteringsprosess
• Åpen og transparent kommunikasjon

La oss se nærmere på hva disse faktorene innebærer i praksis og hvordan de kan brukes for å sikre en vellykket rekruttering.

1. En tydelig kravspesifikasjon

Det første og kanskje mest grunnleggende steget i en vellykket headhuntingprosess er å lage en tydelig og skarp kravspesifikasjon. Det er her grunnlaget legges for hele rekrutteringen. Men hva innebærer det å lage en god kravprofil? Det handler om å identifisere nøyaktig hvilke kompetanser og erfaringer kandidaten må ha for å mestre jobben, samt hvilke personlige egenskaper som kreves for å passe inn i selskapets kultur og team.

Å få frem disse detaljene krever et nært samarbeid med kunden. Som headhuntere er det vår oppgave å virkelig forstå kundens behov og hjelpe dem med å formulere dette på en måte som gjør at vi kan finne den rette personen. Det er ikke uvanlig at kunden har et bilde av hva de søker, men ikke helt klarer å sette fingeren på alle detaljer. En vanlig feil mange gjør i begynnelsen av en rekrutteringsprosess, er å enten ha for vage krav eller å liste for mange krav. En for bred kravprofil kan føre til at man søker etter kandidater som ikke helt matcher hva kunden egentlig trenger, mens en overdetaljert profil kan skremme bort potensielle gullkorn. Balansen er avgjørende – det gjelder å finne en kravspesifikasjon som er tilstrekkelig detaljert til å peke ut riktige kandidater, men samtidig fleksibel nok til å åpne opp for kandidater som kanskje ikke har akkurat alle ønskede kvalifikasjoner, men likevel kan tilføre stort verdi til selskapet. Sjekk gjerne ut vår mal for stillingsbeskrivelser som du kan laste ned.‍

2. Identifisere riktige kandidater

Når kravprofilen er på plass, begynner det som kanskje er den mest tidkrevende delen av prosessen: å finne og identifisere riktige kandidater. Dette krever research og et gedigent forarbeid. For virkelig å kunne finne de beste kandidatene, må man være villig til å gå utover de vanlige kanalene og søke på dybden.

Mange ganger er det ikke nok å bare stole på annonser eller eksisterende nettverk. Ifølge Internetstiftelsens årlige undersøkelse fra 2024 viste det at bare 3 av 10 tjenestemenn bruker LinkedIn minst en gang per uke, og bare 1 av 10 arbeidere gjør det. Det handler derfor om å aktivt søke opp kandidater og kanskje finne dem på steder der de selv ikke har vurdert å bytte jobb. Dette krever en viss kreativitet og utholdenhet. Man må grave dypt, være nysgjerrig og noen ganger tenke utenfor boksen for å finne personer som ikke er åpenbare kandidater på overflaten, men som kan vise seg å være akkurat rette for rollen.

En annen viktig del av forarbeidet er å ikke nøye seg med bare en eller to kandidater og så håpe at det går i lås med noen av disse. Det er viktig å presentere et velbalansert utvalg av kandidater for kunden, slik at de har mulighet til å sammenligne og validere hvem som passer best.

3. En strukturert rekrutteringsprosess

Når vi som headhuntere har presentert kandidater for kunden, begynner neste fase – den interne prosessen hos kunden. Selv om vårt jobb som headhuntere kanskje virker å være å "bare" finne kandidatene, spiller vi en viktig rolle også i kundens interne rekrutteringsarbeid. Det er kritisk å ha en smidig og strukturert intern rekrutteringsprosess for å sikre at riktige beslutninger tas innen rimelig tid.

Fra det øyeblikket vi presenterer en kandidat for kunden, må vi være involvert i hva som skjer deretter. Det er vårt ansvar å holde kontakten med både kunden og kandidaten for å sikre at prosessen går fremover og at ingen sider føler seg usikre. En god rekrutteringsprosess er aldri statisk, men krever konstant kommunikasjon og oppfølging.

For å lette dette stiller vi alltid innledningsvis spørsmål til kunden om hvordan deres interne prosess ser ut. På den måten kan vi være proaktive og støttende gjennom hele reisen, enten det gjelder å koordinere intervjuer, gi tilbakemelding eller håndtere eventuelle hindringer som kan oppstå underveis.

4. Åpen og transparent kommunikasjon

Til slutt er en av de aller viktigste suksessfaktorene åpen og transparent kommunikasjon. Dette gjelder både mellom oss som headhuntere og kunden, men også overfor kandidatene. En headhuntingprosess er sjelden lineær – ofte skjer det endringer og justeringer underveis fordi det nettopp er mennesker man jobber med, noe som gjør det enda viktigere å ha en rak og tydelig dialog.

Noen ganger kan også kundens krav eller forventninger endres underveis i prosessen. Kanskje justeres kravprofilen basert på ny informasjon, eller så kan det dukke opp nye behov som ikke var kjent fra begynnelsen. Da er det viktig at vi som headhuntere raskt fanger opp disse endringene og tilpasser vår søking deretter. Hvis vi ikke har en rak kommunikasjon, kan det føre til at vi fortsetter å lete etter kandidater som ikke lenger matcher det kunden faktisk trenger, noe som igjen kan føre til unødvendige misforståelser og forsinkelser.

Kommunikasjonen med kandidatene er minst like viktig. Det er vårt ansvar å sikre at kandidatene alltid vet hvor de står i prosessen og at de føler seg trygge på hva som forventes av dem. Kandidatopplevelsen er en viktig del av hele rekrutteringsprosessen, og en god opplevelse kan ha stor betydning for både kandidaten og det rekrutterende selskapets rykte.

Sammendrag: Tips for vellykket rekruttering

En vellykket headhuntingprosess bygger på flere viktige faktorer: en tydelig kravprofil, grundig research, en strukturert intern rekrutteringsprosess hos kunden, og en rak kommunikasjon gjennom hele reisen. Disse elementene fungerer som grunnpilarene i vår metode og hjelper oss med å levere de rette kandidatene, selv for de mest vanskelig besatte rollene.