Så här tackar du nej till kandidater på ett proffsigt sätt

Att tacka nej till kandidater som inte gått vidare i en rekryteringsprocess är en viktig del av företags rekryteringsstrategi. Ett välhanterat avslag är inte bara en fråga om respekt för kandidaten utan kan faktiskt även stärka företagets rykte och förtroende. Här är en genomgång av hur företag på ett proffsigt sätt kan tacka nej till kandidater och samtidigt bevara relationen, bygga goodwill och upprätthålla företagets goda image.

1. Tacka nej till kandidater på ett professionellt sätt

När en kandidat har investerat tid och energi i en rekryteringsprocess, är det rimligt att de förväntar sig ett tydligt och respektfullt besked, även om det inte är vad de hoppades på. Att ignorera eller fördröja avslag kan skada företagets varumärke. Kandidater kan tala om sina erfarenheter i sociala medier eller på plattformar som Glassdoor, vilket kan påverka potentiella framtida anställningar och relationer. Att hantera ett avslag med respekt och professionalism visar att företaget värdesätter alla som har visat intresse för att arbeta där.

2. Ett personligare meddelande

Standardiserade, opersonliga meddelanden riskerar att kännas avvisande och kan skapa en negativ upplevelse. I stället bör företag sträva efter att anpassa sina avslag. Att nämna kandidatens namn, specificera vilken roll de ansökte om och gärna inkludera ett tack för deras insats i processen visar att man sett och värderat deras tid. Ett exempel på ett skräddarsytt meddelande kan vara:

"Hej Anna, tack för att du tog dig tid att delta i vår rekryteringsprocess för rollen som projektledare. Vi uppskattar verkligen ditt intresse för företaget och det var ett nöje att få lära känna dig bättre under intervjun. Efter noggrant övervägande har vi beslutat att gå vidare med en annan kandidat som bättre matchar våra nuvarande behov."

3. Erbjud feedback

Många kandidater uppskattar feedback som hjälper dem att förstå varför de inte valdes och vad de kan förbättra framöver. Genom att erbjuda konstruktiv feedback visar företaget sitt engagemang för kandidatens professionella utveckling. Detta steg kräver dock att företaget är varsamt och taktfullt för att undvika att kandidaten tar det personligt. Feedback bör fokusera på specifika områden som relaterar till jobbet och aldrig på personlig nivå. Exempelvis kan man säga:

"Din erfarenhet och kompetens var mycket imponerande, men för den här specifika rollen letade vi efter någon med mer erfarenhet av just ledarskap inom projektledning. Vi ser dock en stor potential i din bakgrund och tror att du kan ha stor framgång i en framtida ansökan."

Tänk på att ju längre processen har varit och ju fler steg i den kandidaten genomgått, desto större anledning att ta sig tid och ge kandidaten feedback på varför de inte tog sig hela vägen i mål.

4. Timing är allt

Det är viktigt att inte dra ut på processen för att ge besked. Att informera en kandidat tidigt i processen om de inte har gått vidare kan vara lika uppskattat som att erbjuda en tjänst. Om beslutet drar ut på tiden kan det skapa osäkerhet och stress hos kandidaten. En tydlig kommunikationsstrategi kring tidsramar för beslut och uppföljning visar att företaget är professionellt och omtänksamt. Att hålla kandidater uppdaterade under hela processen kan minska besvikelsen vid ett eventuellt avslag.

5. Bibehåll en öppen dörr

Bara för att en kandidat inte passade för en specifik roll betyder det inte att de är olämpliga för framtida möjligheter inom företaget. Genom att hålla dörren öppen och uppmuntra kandidater att söka andra positioner skapar företaget ett långsiktigt band med talanger. Detta kan också minska rekryteringstiden för framtida roller, då man redan har en upparbetad relation med kandidater som visat intresse och kompetens.

Ett sätt att hålla dörren öppen är att uppmuntra kandidaten att ansluta sig till företagets talangnätverk eller följa framtida rekryteringsmöjligheter på företagets sociala medier eller karriärsida.

6. Olika kanaler för olika steg i processen

Ett automatiserat nej-tack-besked via email kan vara lämpligt i de inledande stadierna av rekryteringsprocessen när kandidaten inte har hunnit ha någon djupare kontakt med företaget. Men ju längre in i processen en kandidat kommer, desto mer personligt bör beskedet vara. Om kandidaten har varit på flera intervjuer, eller till och med genomgått arbetsprover, är ett telefonsamtal ett mer respektfullt sätt att tacka nej. Det visar att företaget värdesätter den tid och energi kandidaten har investerat.

7. Employer branding genom en positiv upplevelse

Att ge ett proffsigt avslag är en möjlighet att förstärka företagets employer branding. Genom att visa omsorg, respekt och transparens kan företaget lämna kandidaten med en positiv bild, trots det negativa beskedet. En kandidat som känner sig väl behandlad kan rekommendera företaget till andra eller återkomma för framtida roller. Det är inte ovanligt att en kandidat som fått ett avslag först senare får en annan position i företaget på grund av den goda relationen som byggdes under processen.

Företag kan också utnyttja denna möjlighet genom att erbjuda kandidater något värdefullt i samband med avslaget. Detta kan vara så enkelt som en inbjudan till ett event, ett gratis webbseminarium eller tillgång till ett nyhetsbrev med branschinsikter. Det handlar om att visa att företaget vill ge något tillbaka, även när det inte leder till anställning.

8. Intern utbildning i att hantera avslag

Alla som är involverade i rekryteringsprocessen, från HR-avdelningen till linjechefer, bör utbildas i hur man ger professionella avslag. Det är viktigt att företag har en konsekvent strategi för hur man behandlar kandidater genom hela processen. Interna workshops eller riktlinjer kan hjälpa till att skapa en enhetlig och genomtänkt process, där alla kandidater behandlas med samma respekt och omsorg. Detta kommer också bidra till att undvika misstag som kan skada företagets rykte.

9. Be om kandidatens feedback

När en kandidat får ett avslag är det också ett tillfälle för företaget att be om feedback. Det kan ge viktig information om hur rekryteringsprocessen uppfattades och vad som kan förbättras. Genom att fråga hur kandidaten upplevde intervjuerna, kommunikationen och feedbacken, visar företaget att de är öppna för förbättring och att de värdesätter kandidatens åsikter. Detta kan också bidra till att stärka relationen och visa på företagets engagemang för kontinuerlig utveckling.

10. Automatisering och mänsklig kontakt – hitta balansen

Många företag använder rekryteringsverktyg som automatiserar delar av processen, vilket kan vara nödvändigt för att hantera ett stort antal ansökningar och vara snabb med återkoppling. Det är dock viktigt att hitta en balans mellan automatisering och personlig kontakt. Ett alltför automatiserat avslag kan upplevas som kallt och distanserat, särskilt om kandidaten har kommit långt i processen. Därför bör företag se till att den personliga kontakten finns kvar i de avgörande stegen, där mänsklig interaktion kan göra stor skillnad.

Sammanfattning: Att tacka nej till kandidater

Att tacka nej till kandidater på ett professionellt sätt är en viktig del av ett företags rekryteringsstrategi. Genom att visa respekt, erbjuda feedback och bibehålla en öppen dörr kan företaget inte bara undvika negativa upplevelser utan också bygga en positiv relation med potentiella framtida talanger. I en tid där arbetsgivarens rykte snabbt kan spridas online är det avgörande att hantera avslag med omsorg och professionalitet.

‍